A. Pengertian Perencanaan SDM
Menurut
Hanggraeni (2012), perencanaan sumber daya manusia (HR Planning) adalah
proses perkiraan atau peramalan (forecasting) akan kebutuhan sumber daya
manusia di dalam sebuah organisasi (internal) dengan melihat
ketersediaan sumber daya manusia baik di dalam organisasi maupun di
luar organisasi (eksternal).
Siagian (2016) mendefinikan PSDM sebagai langkah-langkah
tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa organisasi tersedia
tenaga yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu
yang tepat, semuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang
telah ditetapkan.
Sedangkan menurut Sutrisno (2017), perencanaan sumber
daya manusia (PSDM) merupakan fungsi utama yang harus dilaksanakan dalam
organisasi, guna menjamin tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk menduduki
berbagai posisi, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat.
Perencanaan SDM atau perencanaan
tenaga kerja adalah suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja
berdasarkan peramalan, pengembangan, pengimplementasian, dan pengontrolan
kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan rencana organisasi agar tercipta
jumlah pegawai, penempatan pegawai secara tepat dan bermanfaat secara ekonomis
(Mangkunegara, 2013).
Secara singkat Hasibuan (2014) menyatakan
bahwa perencanan sumber daya manusia adalah merencanakan tenaga kerja agar
sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien dalam membantu
terwujudnya tujuan.
Dari pengertian-pengertian di atas
dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM adalah proses pemenuhan kebutuhan
tenaga kerja pada waktu yang akan datang, secara tepat menurut kuantitas maupun
kualitas, untuk menduduki berbagai jabatan dalam suatu organisasi, berdasarkan peramalan
dan pengembangan serta memperhatikan ketersediaan SDM baik di dalam maupun di
luar organisasi, untuk mencapai tujuan organisasi. Hal yang pokok dalam
perencanaan SDM adalah terpenuhinya kebutuhan tenaga kerja untuk menjalankan
roda organisasi agar tujuannya tercapai.
B. Tujuan Perencanaan SDM
Tujuan PSDM
adalah menentukan jumlah SDM beserta karakteristiknya masing-masing (usia,
pendidikan, keahlian, sifat, dsb.) yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai
tujuan. SDM
merupakan kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki
individu (Hasibuan, 2014). Setiap jabatan dalam pekerjaan memiliki persyaratan-persyaratan
yang harus dipenuhi oleh personel yang menangemban/ mengampu. Contoh: untuk
menduduki jabatan pelaksana yang merupakan tingkat terendah jabatan
administrasi dalam manajemen PNS, syaratnya adalah: 1) berstatus PNS; 2)
memiliki kualifikasi dan tingkat pendidikan paling rendah SLTA atau setara; 3)
memiliki integritas dan moralitas yang baik; 4) memiliki kompetensi teknis,
kompetensi manajerial, dan kompetensi sosial kultural sesuai standar; 5) sehat
jasmani dan rohani. Persyaratan atau kualifikasi SDM ditetapkan berdasarkan
sifat dan karakter pekerjaan yang harus dikerjakan. Oleh karena itu,
perencanaan SDM harus sesuai dengan tujun.
Hasibuan
(2014)
menguraikan tujuan dari perencanaan SDM sebagai berikut:
1. Untuk menentukan
kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam
perusahaan.
2. Untuk menjamin
tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan
ada yang mengerjakannya.
3. Untuk menghindari
terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
4. Untuk mempermudah
koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi, sehingga produktivitas kerja meningkat.
5. Untuk menghindari
kekurangan dan/atau kelebihan karyawan.
6. Untuk menjadi
pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi,
pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.
7. Menjadi pedoman
dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan.
8. Menjadi dasar
dalam melakukan penilaian karyawan.
Jadi, pada dasarnya perencanaan SDM
bertujuan untuk memenuhi sistem manajemen SDM sehingga organisasi dapat
berjalan dengan efektif, efisien, dan berhasil mendapatkan keuntungan yang
maksimum. Kekuatan SDM harus diperhitungkan agar memberikan hasil maksimal
dengan anggaran yang ada. SDM sebagai “mesin” organisasi harus dapat
menggerakkan “roda organisasi” yang berupa berbagai usaha yang dijalankan dan
dikembangkan, sehingga organisasi bergerak maju mencapai tujuannya yaitu
keuntungan maksimum.
Bagi organisasi non profit sekalipun,
ia harus mampu menjalankan usahanya dengan sebaik-baiknya agar dapat
mempertahankan keberadaanya. Jika pemberdayaan SDM tidak dikelola dengan baik,
maka hanya akan menjadi “benalu” yang secara perlahan dapat mematikan
organisasi itu sendiri. Oleh karena itu, perencanaan SDM harus dilaksanakan
dengan semestinya agar benar-benar memberikan manfaat yang terbaik.
Organisasi
atau perusahaan yang menerapkan perencanaan dalam pengadaan sumber daya manusia
akan mendapatkan berbagai manfaat. Siagian (2016) mengemukakan manfaat
perencanaan SDM sebagai berikut:
1. Organisasi
dapat memanfaatkan SDM yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik.
2. Melakukan
perencanaan SDM yang matang, produktivitas kerja dari tenaga kerja yang sudah
ada dapat ditingkatkan.
3. Perencanaan
SDM berkaitan dengan ketentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.
4. Penangan
informasi ketenagakerjaan agar dapat memanfaatkan tenaga kerja yang ada secara
maksimal.
5. Memahami
situasi pasar kerja.
6. Merupakan
dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber
daya manusia dalam organisasi.
Intinya, manfaat perencanaan
SDM
adalah meningkatkan efektifitas dan efisiensi pendayagunaan SDM, menyelaraskan
aktivitas SDM,
meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan, mendorong usaha menciptakan
dan menyempurnakan sistem
informasi SDM dan meningkatkan koordinasi antar manajer unit kerja/ depeartemen. Jika suatu organisasi
tidak mampu melaksanakan perencanaan SDM dengan semestinya, kemungkinan yang
akan terjadi adalah adanya ketidakefektifan dan ketidakefisienan seperti
pemborosan biaya dan kinerja tidak maksimal yang disebabkan oleh
ketidaksesuaian SDM yang ada dengan kebutuhan organisasi.
C. Komponen-komponen Perencanaan SDM
Mangkunegara (2013) mengemukakan
bahwa dalam perencanaan SDM ada 4 (empat) komponen yang perlu diperhatikan,
yaitu tujuan, perencanaan organisasi, pengauditan SDM, dan peramalan SDM.
1. Tujuan,
yaitu menghubungkan sumber daya manusia yang ada untuk kebutuhan perusahaan
pada masa datang. Perencanaan harus memiliki tujuan sehingga dapat diketahui
tingkat keberhasilannya. Perencanaan SDM harus mengacu pada tujuan yang hendak
dicapai oleh organisasi.
2. Perencanaan
organisasi, yaitu hal yang organik dan berorientasi pada perubahan organisasi
dan efektivitas manajemen. Perencanaan SDM adalah untuk memenuhi kebutuhan SDM
di masa depan sehingga perencanaan organisasi merupakan unsur yang harus
diperhitungkan.
3. Pengauditan
SDM, meliputi penelusuran secara normal dan sistematis mengenai efektivitas
program kepegawaian. Audit merupakan penilaian menyeluruh sehingga
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam program kepegawaian menjadi bahan
pertimbangan dalam perencanaan SDM sehingga pada masa depan tidak terjadi lagi
penyimpangan-penyimpangan serupa.
4. Peramalan
SDM, yaitu memprediksi permintaan tenaga kerja di masa datang berkaitan dengan
perubahan-perubahan. Perencanaan SDM merupakan suatu upaya untuk menyesuaikan
terhadap perubahan-perubahan yang terjadi seperti perubahan produksi dan
pesaing sehingga berpengaruh terhadap kebutuhan SDM.
Tujuan, perencanaan organisasi, audit
SDM, dan peramalan SDM adalah bagian-bagian yang menjadi dasar dalam proses penyusunan
perencanaan SDM. Tanpa adanya unsur-unsur tersebut, perencanaan SDM tidak akan
berarti apa-apa karena perwujudannya tidak akan menjawab dan mengatasi
permasalahan yang terjadi dalam organisasi.
D. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan
SDM.
Dalam membuat perencanaan SDM harus
memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Proses perencanaan sumber
daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, baik faktor yang berasal
dari dalam organisasi/perusahaan (internal) itu sendiri maupun faktor yang
berasal dari luar organisasi (eksternal). Faktor-faktor tersebut adalah:
1. Faktor Internal
Faktor ini berkenaan dengan
kondisi internal organisasi, baik berupa keputusan yang diambil oleh manajemen
maupun kondisi karyawan yang secara umum terjadi pada semua organisasi.
Faktor-faktor internal menyengkut hal-hal sebagai berikut:
a. Keputusan-keputusan
Organisasional
Berbagai keputusan pokok
organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia.
1) Rencana strategis perusahaan adalah keputusan
yang paling berpengaruh. Hal ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk
mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen
pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan
yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.
2) Dalam jangka pendek, para perencana
menterjemahkan rencana-rencana strategi menjadi rencana operasional dalam
bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling
berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.
3) Begitu juga, reorganisasi atau perancangan
kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan
memerlukan berbagai tingkat keterampilan yang berbeda dari para karyawan di
masa mendatang.
b. Faktor Persediaan Tenaga Kerja
Permintaan
sumber daya manusia dipengaruhi oleh kondisi pegawai/karyawan, seperti: pensiun,
permohonan berhenti, dan kematian. Jika terjadi kondisi tersebut, maka dapat
menaikkan kebutuhan personalia untuk menutupinya kembali agar proses
operasional organisasi dapat terus berjalan secara lancer dan normal. Data-data
masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan tren perkembangannya dapat
digunakan sebagai pedoman perencanaan yang akurat.
2. Faktor Eksternal
Faktor ini merupakan faktor kondisi
yang berada diluar kemampuan atau jangkauan organisasi/perusahaan.
Faktor-faktor eksternal antara lain:
a. Perubahan
lingkungan
Pada era globalisasi dan informasi,
perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi, baik dalam jangka pendek
apalagi dalam jangka panjang. Kemudahan untuk mengakses informasi menyebabkan
isu-isu ketenagakerjaan berubah dengan cepat.
b. Perkembangan
ekonomi
Perkembangan ekonomi mempunyai
pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh: tingkat inflasi,
pengangguran, dan tingkat bunga sering menjadi faktor penentu kondisi bisnis
yang dihadapi perusahaan. Perusahaan bisa jadi hanya sedikit terpengaruh,
tetapi bisa juga mengalami kesulitan luar biasa.
c. Sosial,
politik, dan hukum
Kondisi sosial, politik, dan hukum
mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai
peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku manusia, dan
sebagainya. Contoh: isu emansipasi wanita, dimana pergeseran peran wanita telah
mengubah paradigma bahwa pencari nafkah bukan hanya laki-laki tetapi juga
wanita. Pemanfaatan tenaga kerja wanita juga dibarengi dengan adanya regulasi
yang menuntut organisasi/perusahaan memberikan hak-hak pekerja wanita seperti
cuti melahirkan.
d. Perkembangan
teknologi
Perkembangan teknologi di berbagai
bidang menimbulkan gejolak sumber daya manusia. Hadirnya teknologi yang
mempermudah pekerjaan berpengaruh pada kebutuhan SDM.
e. Pesaing
Para pesaing merupakan suatu
tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya
manusia organisasi. Sebagai contoh: kasus pembajakan tenaga kerja --terutama di
level manajer, akan memaksa manajemen
perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam
perencanaan sumber daya manusia.
Sedangkan Sutrisno (2017), menggolongkan
faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan SDM sebagai berikut:
1. Faktor
internal, terdiri atas:
a. rencana
strategis
b. anggaran
c. estimasi
produksi dan penjualan
d. perluasan
usaha atau kegiatan baru
e. rancangan
organisasi dan tugas pekerjaan
2. Faktor
eksternal, meliputi:
a. situasi
ekonomi
b. sosial
budaya
c. politik
d. peraturan
perundang-undangan
e. teknologi
f. pesaing
Disamping faktor-faktor yang
berpengaruh, ada pula yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan SDM yaitu
adanya kepentingan individu, kepentingan organisasi/perusahaan, dan kepentingan
nasional. Kepentingan-kepentingan tersebut berpengaruh terhadap kebijakan
organisasi sehingga tidak dapat diabaikan.
Kepentingan individu dapat membantu
meningkatkan potensi, motivasi, dan kepuasan pegawai/karyawan yang akan
berimbas pada kinerja. Sedangkan dari sisi organisasi adalah kepentingan untuk
mendapatkan SDM yang memenuhi kualifikasi, sehingga jika perencanaan dilakukan
dengan cermat maka kebutuhan baik dari segi kuantitas maupun kualitas akan
dapat terpenuhi. Sedangkan kepentingan nasional yaitu meningkatkan
produktivitas nasional. Organisasi/perusahaan dalam perencanaan SDM juga harus
memperhatikan kepentingan terhadap serapan tenaga kerja di lingkungan dimana
perusahan tersebut berada. Serapan terhadap tenaga kerja menjadi bagian dari
pemerataan lapangan kerja yang akan mendorong peningkatan produktivitas nasional.
E. Tahap-tahap Perencanaan SDM.
Dalam membuat perencanaan SDM ada
prinsip-prinsip yang harus diperhatikan agar implementasinya menjadi lebih
akurat sesuai tujuan dari perencanaan itu sendiri. Prinsip-prinsip tersebut
adalah:
1. Perencanaan
SDM harus dihubungkan dengan program dan kegiatan bisnis pada waktu yang akan
datang.
2. Ada
persyaratan dan kualifikasi SDM yang jelas agar dapat digunakan dalam rekrutmen
dan seleksi.
3. Dalam
proses perencanaan disertai prediksi permintaan dan ketersediaan tenaga kerja.
Perlu diingat, bahwa tujuan
perencanaan SDM adalah untuk mengisi kekosongan jabatan pekerjaan guna mencapai
tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika prinsip-prinsip perencanaan SDM
dilaksanakan dengan baik maka implementasi perencanaan SDM akan mendapatkan
hasil yang maksimal. Pada ahirnya pemberdayaan SDM akan lebih efektif dan
efisien sehingga organisasi mendapatkan keuntungan yang maksimal.
Perencanaan SDM membutuhkan
langkah-langkah yang tepat agar dapat menjadi organisasi modern. Perencanaan
merupakan bagian dari manajemen organisasi, oleh karena itu fungsi-fungsi
manajemen dalam perencanaan sumber daya manusia pun harus dijalankan. Fungsi
manajemen dalam perencanaan tercermin dalam tahapan perencanaan SDM sebagaimana
dipaparkan Jackson & Schuler (1990) dalam Sutrisno (2017), sebagai berikut:
1. Pengumpulan
dan analisis data untuk meramalkan permintaan maupun persediaan SDM yang
diekspektasikan bagi perencanaan bisnis masa depan.
2. Mengembangkan
tujuan perencanaan SDM.
3. Merancang
dan mengimplementasikan program-program yang dapat memudahkan organisasi untuk
pencapaian tujuan perencanaan SDM.
4. Mengawasi
dan mengevaluasi program-program yang berjalan.
Sedangkan Rothwell (1995) dalam
Sutrisno (2017) memaparkan tahapan perencanaan SDM sebagai berikut:
1. Investigasi
baik pada lingkungan eksternal, internal, dan organisasional.
2. Peramalan
(forecasting) atas ketersediaan penawaran (supply) dan permintaan
(demand) SDM saat ini dan masa depan.
3. Perencanaan
bagi rekrutmen, pelatihan, promosi, dll.
4. Utilisasi/penggunaan
yang ditujukan pada kekuatan SDM (manpower) dan kemudian memberikan
umpan balik (feedback) bagi proses awal.
Dari kedua pendapat di atas, secara
prinsip tahapan perencanaan SDM meliputi: 1) pengumpulan data; 2) peramalan; 3)
perencanaan dan implementasi; dan 4) pengawasan dan evaluasi.
F. Kesimpulan
Perencanaan SDM adalah proses
pemenuhan kebutuhan tenaga kerja pada waktu yang akan datang, secara tepat menurut
kuantitas maupun kualitas, untuk menduduki berbagai jabatan dalam suatu
organisasi, berdasarkan peramalan dan pengembangan serta memperhatikan
ketersediaan SDM baik di dalam maupun di luar organisasi, untuk mencapai tujuan
organisasi.
Perencanaan SDM bertujuan untuk
memenuhi sistem manajemen SDM sehingga organisasi dapat berjalan dengan
efektif, efisien, dan berhasil mendapatkan keuntungan yang maksimum.
Tujuan, perencanaan organisasi, audit
SDM, dan peramalan SDM adalah bagian-bagian yang menjadi dasar dalam proses
penyusunan perencanaan SDM. Tanpa adanya unsur-unsur tersebut, perencanaan SDM
tidak akan berarti apa-apa karena perwujudannya tidak akan menjawab dan
mengatasi permasalahan yang terjadi dalam organisasi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi
perencanaan SDM adalah faktor internal yang meliputi keputusan-keputusan
organisasional serta ketersediaan tenaga kerja, dan faktor eksternal yang
meliputi perkembangan lingkungan, perkembangan ekonomi, sosial-politik-hukum,
perkembangan teknologi, serta pesaing.
Tahapan perencanaan SDM meliputi:
pengumpulan data, peramalan, perencanaan dan implementasi, serta pengawasan dan
evaluasi. Tahapan perencanaan SDM merupakan langkah-langkah yang harus
dilakukan dalam menyusun perencanaan SDM.
G. Saran
Perencanan SDM merupakan salah satu
fungsi manajemen SDM yang harus dijalankan agar kebutuhan dan ketersediaan SDM
senantiasa tercukupi. Organisasi yang baik harus membuat perencanaan SDM untuk
menjalankan serta mempertahankan organisasi sehingga dapat tercapai tujuan
dengan baik.
Perencanaan yang baik tidak akan
membuahkan hasil yang baik jika tidak diimplementasikan dengan baik pula.
Organisasi harus mengaplikasikan perencanaan SDM secara konsisten agar
manajemen SDM berjalan dengan baik.
